Der Datenberg als Herausforderung für Unternehmen

Der Datenbestand und damit das Speichervolumen in deutschen Firmen steigen unaufhörlich…! Warum kann das ein Problem werden und was kann man dagegen tun?

icon-download-whitepaper-databergViele Mitarbeiter in deutschen Unternehmen speichern ständig und fleißig immer mehr Daten, um entweder individuellen Bedürfnissen oder unternehmensinternen bzw. rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die damit verbundene „Wir-speichern-alles-Mentalität“ wird aber zunehmend zu einem (unterschätzten) Problem und schafft immer größer werdende Datenberge. Diese sind wiederum weniger ein technisches Speicher-Problem als ein Klassifizierungs- und Verhaltensproblem. Die negativen Auswirkungen der explosionsartig zunehmenden Datenvolumina werden bisher in den Führungsetagen vieler deutscher Unternehmen nicht ausreichend erkannt.

Der Datenbeeg

Auch die unzutreffende Annahme, dass die Umstellung auf Cloud-Speicher Entlastung bringt und Datenspeicherung immer günstiger oder sogar kostenlos wird, lässt Mitarbeiter noch sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen. Darüber hinaus speichern Mitarbeiter immer mehr private Daten wie Fotos (57%), persönliche Dokumente (51%) und nicht autorisierte Software (23%) am Arbeitsplatz im Unternehmensnetzwerk.

Für Unternehmen, die den wachsenden Datenberg ignorieren, hat dies weitreichende Konsequenzen. Das Suchen nach den richtigen Daten und der passenden Datei kostet den einzelnen Mitarbeiter immer mehr wertvolle Arbeitszeit und lässt Unternehmen viele Mrd. Euro durch ineffizientes Arbeiten verschwenden. Die Kosten, die durch erhöhte IT-Ressourcen und Verwaltungs- wie Personalaufwand entstehen, könnten besser für andere Investitionen eingesetzt werden.

Mit etwa 66 % hat Deutschland die höchste Rate von Dark Data in Europa.

Der Datenberg setzt sich aus drei Gruppen von Daten zusammen:

Unternehmenskritische Daten – Dies sind die Daten, die als entscheidend für den weiteren Betriebserfolg des Unternehmens eingestuft werden. Unternehmenskritische Daten müssen geschützt und aktiv verwaltet werden.

Redundante, veraltete und triviale Daten – Diese sogenannten ROT-Daten (engl. redundant, obsolete, trivial) bestehen aus redundanten Daten, die mehrfach vorhanden sind, veralteten Daten, die keinen geschäftlichen Nutzen mehr bieten, sowie trivialen Daten, die wenig oder keinen Nutzwert für das Unternehmen haben. ROT-Daten müssen so stark wie möglich reduziert werden, indem sie regelmäßig auf sichere Weise gelöscht werden.

Dark Data – Hierbei handelt es sich um diejenigen Daten, deren Nutzwert noch nicht bekannt ist. Sie können sowohl wichtige unternehmenskritische Daten enthalten als auch nutzlose ROT-Daten. In beiden Fällen verbrauchen sie Ressourcen. Wir müssen Dark Data so schnell wie möglich untersuchen und entweder als ROT oder unternehmenskritisch einordnen.

Drei Verhaltensweisen führen zu mehr Dark Data, treiben Betriebskosten in die Höhe und können zu inakzeptablen Risiken in modernen Unternehmen führen.

Auf strategischer Ebene
IT-Strategien und -Budgets, die sich allein nach Datenvolumen richten und nicht nach geschäftlichem Nutzwert

Auf Unternehmensebene
Die Einführung von immer mehr Cloud-Anwendungen und -Speicher unter der falschen Annahme, dass dies „kostenfreier Speicher“ sei

Auf individueller Ebene
Mitarbeiter, die annehmen, dass IT-Ressourcen des Unternehmens kostenfrei genutzt werden können, sowohl für den betrieblichen als auch für den persönlichen Gebrauch.

Datenberge sind an sich nicht negativ. Allerdings werden nur bei ordnungsgemäßer Verwaltung die unternehmenskritischen Daten geschützt und die Verschwendung auf ein Minimum reduziert.

Wie lässt sich die Kontrolle über die unstrukturierten Datenberge zurückgewinnen?

Daten müssen zukünftig grundsätzlich anhand einer Datenaufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens klassifiziert werden, anstatt lediglich individuell nach Vertraulichkeit, Projekt oder Typ. Noch wichtiger ist es aber, eine umsetzbare Information-Governance-Strategie für Dark Data in Unternehmen zu etablieren.

Sehen, was Anderen verborgen bleibt
Identifizieren Sie Nutzwert, Risiken und Kosten Ihrer Daten

  • Bringen Sie Dark Data ans Tageslicht! Wo liegen die relevanten Daten? Was sind Daten ohne bekannten Nutzwert?
  • Erstellen Sie Richtlinien, um Daten zu klassifizieren und rechtskonform aufzubewahren oder zu löschen.
  • Löschen Sie regelmäßig ROT-Daten nach intern festgelegter IT-Richtlinie!
  • Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema und motivieren Sie sie dafür, Ihre Daten aktiv zu pflegen und nach festzulegenden Prinzipien zu speichern und verantwortungsvoll zu verwalten.
  • Definieren Sie eine umsetzbare Information-Governance-Strategie, die von der Führungsebene unterstützt wird, um richtlinienkonformes Nutzerverhalten zu fördern und Risiken zu verringern.

 

Was können Sie in Ihrem Unternehmen noch tun?
  • Sorgen Sie für geordnete Verzeichnis- und Rechtestrukturen auf Ihren Fileservern!
  • Nutzen Sie migRaven, um Ihnen zunächst die effektiven Zugriffsrechte auf Ihrem Fileserver anzeigen zu lassen. Im Anschluss können diese automatisch bereinigt und per Drag & Drop individuell angepasst werden. Mit der kostenlosen Testversion können alle Funktionen genutzt werden, die die Visualisierung und Planung von Zugriffsrechten betreffen.
  • Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Berechtigungen Ihren Sicherheits-Anforderungen wirklich genügen, dann sollten Sie an unserem Berechtigungs-Workshop zum Thema Fileserverberechtigungen teilnehmen.
  • Führen Sie eine Daten- und Berechtigungsmanagement-Lösung wie z.B. tenfold ein, um Ihr System ständig verwalten, überwachen und anpassen zu können. Das tägliche Arbeiten mit praktischen workflows spart Zeit, Kosten und verringert Sicherheitsrisiken.

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