Datenanalyse und Berechtigungsmanagement

Warum Daten- und Berechtigungsmanagement? Antworten aus der Praxis.

Hand holding modern tablet or mobile device with analytics dashboard for sales, marketing, accounting, controlling department to check revenue, sales and business KPIsSeit dem Umstieg vom Aktenordner auf digitale Speicherung galt in Unternehmen häufig die Devise, dass einfach alles gespeichert und aufgehoben wird.

Diese Mentalität hält sich seitdem konsequent in den Köpfen und wird im Unternehmen weitervererbt.

Infolgedessen gilt es mittlerweile als Konstante bei Fileserverdaten, dass das Datenvolumen jedes Jahr um 20% – 40% wächst. Die Daten in ihren Strukturen existieren dabei meist seit vielen Jahre in unveränderter Form. Auf dem Fileserver muss also irgendwann aufgeräumt werden, wenn man die Übersicht nicht eines Tages komplett verlieren möchte. Denn neben den Daten, die man wirklich noch produktiv nutzt, wächst vor allem der Teil der Daten, der ohne jeden produktiven Wert für das Unternehmen ist.

Der Datenberg: 2/3 Dark Data,
ein Großteil des Rests ROT Data.

In der Vergangenheit wurden regelmäßig Strategien erarbeitet, wie man mehr und noch mehr Daten in kürzerer Zeit auf die Speichersysteme bekommt. Das Problem ist, dass es bis heute nur in den seltensten Fällen echte „Exit“-Strategien für die Daten gibt, also Regelungen, die festlegen, wie und vor allem wann Daten das System auch wieder verlassen. Als Ergebnis haben sich in den Unternehmen durchschnittlich zwischen 5.000 und bis zu 25.000 Dateien pro Kopf zu einem wahren Datenberg angesammelt.

Analysiert man diese unstrukturierten Daten, so macht in der Regel die sog. Dark Data (Daten, deren potentieller Nutzen für das Unternehmen völlig unbekannt ist) zwei Drittel der gesamten Daten aus. Vom verbleibenden Drittel der gekennzeichneten oder qualifizierten Daten sind in etwa die Hälfte als ROT Data zu klassifizieren, Daten also, die „Redundant, Obsolet oder Trivial“ sind.

Wer heute den Fileserver aufräumen will hat zwei Hauptprobleme: Fehlende Transparenz und unklare Verantwortlichkeiten

Transparenz als Entscheidungsgrundlage schaffen
Das größte Problem an den unstrukturierten Daten auf dem Fileserver sind die fehlenden Informationen. Während sich in einer Datenbank jeder einzelne Datensatz nachverfolgen und auswerten lässt, hält das Filesystem nur sehr wenige hilfreiche Informationen über die dort befindlichen Daten bereit. Im Gegensatz dazu ist das Filesystem besonders leicht zu nutzen und fast „regellos“. Es ist meist nur durch den endlichen Speicherplatz beschränkt. Wie also soll man herausfinden, welche Daten relevant sind?

Verantwortlichkeiten herstellen: Data-Owner einbinden
In den vollen Verzeichnissen weiß in der Regel auch auch kein Mitarbeiter so richtig Bescheid. Hilfreich wäre es, den DataOwner um Unterstützung zu bitten, doch der ist nicht bekannt. Was also tun?

Um diese Probleme zu lösen, müssen erstmal einmal Daten für die analytische Betrachtung der aktuellen Situation erhoben und übersichtlich ausgewertet werden. Auf Basis der vielen von uns durchgeführten Projekte wissen wir, welche Parameter relevant sind, um die nachfolgenden Schritte optimal vorzubereiten. Dazu gehören beispielsweise die Bewegungsdaten von Usern, über die sich „tote“ Shares ermitteln und aussortieren lassen. Andere Parameter können genutzt werden, um einen potentiellen Data-Owner für bestimmte Verzeichnisse ausfindig zu machen oder zumindest User zu identifizieren, die diese regelmäßig nutzen.

Relevante Informationen sind die Voraussetzung, um sinnvolle Entscheidungen im Umgang mit Daten zu treffen.

Zusätzlich müssen die Fachabteilungen einbezogen werden. Denn oft kranken Projekte daran, dass der Prozess der Abstimmung schlecht läuft. Werden die Fachabteilungen einfach aufgefordert etwas Neues zu entwerfen und alte Strukturen aufzuräumen, kann das eigentlich nur scheitern, solange es für die Fachabteilungen keine vernünftigen Daten gibt, auf deren Basis sie Entscheidungen treffen könnten. Neben der Bereitstellung von Informationen sollte den Fachabteilungen die Arbeit zusätzlich durch eine einfach zu bedienende Oberfläche erleichtert werden, über die sie in ihrem jeweiligen Bereich Änderungen direkt vornehmen können.

Natürlich macht ein einmaliges Aufräumen nur begrenzt Sinn, wenn nicht zugleich die Weichen dafür gestellt werden, dass zukünftig mit den Daten anders verfahren wird. Dazu zählen die Themen:

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